EU-Vorgabe

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Klassische Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen verlieren nach und nach an Bedeutung, da die strukturierte E-Rechnung zum gesetzlichen Standard wird.​

In einer Übergangsphase bis 2027/2028 dürfen viele Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen nutzen, sofern der Geschäftspartner einverstanden ist und bestimmte Umsatzgrenzen eingehalten werden. Ab 2028 wird die Ausstellung strukturierter E-Rechnungen im Grundsatz für alle B2B-Unternehmen bestätigt.​

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei, sondern ein strukturiertes elektronisches Datenformat, das automatisiert von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden kann. In Deutschland kommen dafür vor allem Formate zum Einsatz, die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen, etwa XRechnung oder ZUGFeRD in passenden Profilen.​

Diese Formate stellen sicher, dass alle steuerlich relevanten Vorschriften (zB Umsatzsteuer, Steuernummer, Rechnungsnummer) korrekt und vollständig im Datensatz enthalten sind..

Welche Risiken und Strafen drohen?

Wer die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung nicht einhält, riskiert steuerliche und rechtliche Nachteile. So kann eine nicht ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung dazu führen, dass der Empfänger keinen Vorsteuerabzug erhält und Steuern nachzahlen muss.​

Zudem können Verstöße gegen die Rechnungsstellungspflichten als Ordnungswidrigkeit gewertet und mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro je Fall geahndet werden. Darüber hinaus drohen praktische Folgen wie die Ablehnung von Rechnungen durch Geschäftspartner, Zahlungsverzögerungen und mögliche Vertragsstrafen.

UNSERE PARTNER unsere LÖSUNG

Unser Partner mySupply bietet mit der VAX 360- Plattform ergänzenden und Services eine komplette Lösung, um E-Rechnungen rechtssicher zu senden, zu empfangen und zu verarbeiten – inklusive spezifischer Unterstützung für das deutsche B2B-E-Rechnungsmandat. Unternehmen profitieren dabei vor allem von rechtlicher Compliance, automatisierten Prozessen und deutlich geringerem manuellen Aufwand in der Rechnungsbearbeitung

Welche Lösungen bietet simpLITTI!?

  • VAX 360 Dokumentenplattform

    • Zentrale Plattform zum Senden und Empfangen elektronischer Rechnungen und weiterer Geschäftsdokumente.​

    • Unterstützt alle gängigen E-Rechnungsformate (ua XRechnung, ZUGFeRD/EN16931, Peppol BIS, OIOUBL) und verschiedene Übertragungskanäle wie Peppol und andere VANS-Netzwerke.​

  • E-Rechnung Deutschland / Nationale Compliance

    • Spezielle Lösung zur Einhaltung der deutschen B2B-E-Rechnungspflicht ab 2025, inklusive Unterstützung der deutschen Formate und Prozessanforderungen.​

    • Anbindung an relevante Netzwerke und Plattformen, sodass E-Rechnungen sowohl im B2B- als auch im B2G-Umfeld korrekt übermittelt werden können.​

  • Automatisierte Rechnungsprüfung & Freigabe (VAX 360 AI Approval)

    • KI-gestützte Lösung zur automatischen Erfassung, Prüfung, Kontierung und Freigabe von Eingangsrechnungen – auch bei gemischten Formaten wie PDF, Bild oder Papier (Scan).​

    • Integrierbare Workflows für Rechnungsfreigaben, inklusive mobiler App für Freigaben „on the go“ und Anbindung an gängige ERP-Systeme (zB Microsoft Dynamics, Visma, e-conomic).​

  • Beratungs- und Integrationsdienstleistungen

    • Beratung zu E-Rechnungsstrategien, nationalen und internationalen Anforderungen sowie Integration in bestehende ERP-/Finanzsysteme.​

    • Langjährige Erfahrung als Infrastruktur- und Integrationspartner ua für SAP, Oracle, E-Books und andere große IT-Anbieter.​

Welche Vorteile haben Unternehmen damit?

  • Rechtssichere Compliance in Deutschland und international

    • Sicherstellung der Einhaltung der deutschen E-Rechnungsvorgaben (B2B/B2G) inklusive der neuen Pflichten ab 2025 und der EN16931-Standards.​

    • Unterstützung beim Aufbau einer zukunftssicheren E-Rechnungslandschaft, die sich an EU-Initiativen wie ViDA und nationale Vorgaben in anderen Ländern anpasst.​

  • Deutlich weniger manueller Aufwand

    • Automatisierte Erfassung und Verarbeitung eingehender Rechnungen, manuelle Dateneingabe, reduziert Fehler und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess.​

    • KI-basierte Kontierung und automatisches Matching von Rechnung, Bestellung und Wareneingang (zB 2-/3-Way-Match) entlastet die Buchhaltung spürbar.​

  • Schnellere Laufzeiten und bessere Transparenz

    • Digitale Freigabeworkflows mit klaren Regeln sorgen für schnellere Genehmigungen und weniger Rückfragen.​

    • Vollständige Nachverfolgung des E-Rechnungsflusses (Tracking, Status, Fehlermeldungen) erhöht Transparenz und Kontrolle – bis hin zur Bestätigung, dass Rechnungen beim Empfänger angekommen sind.​

  • Flexibilität und Skalierbarkeit

    • VAX 360 ist als Integrationsplattform ausgelegt und skaliert von mittelständischen Unternehmen bis zu großen Organisationen mit hohem Belegvolumen​

    • Durch Standardformate und Peppol-Anbindung lassen sich neue Märkte und Geschäftspartner in anderen Ländern einfacher und schneller anbinden.​

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